Dlaczego warto zlecić prowadzenie ewidencji środków trwałych do biura księgowego?

Na osobach prowadzących własną działalność gospodarczą ciąży wiele obowiązków. Rozliczanie bieżących wydatków, a także dokumentowanie firmowego majątku wymagają dokładności, uważności, a przede wszystkim bieżącego śledzenia zmian w przepisach. Jednym z zadań, na których trzeba się skoncentrować jest prowadzenie ewidencji środków trwałych. Ustawa nakłada na przedsiębiorcę obowiązek rejestrowania poczynionych zakupów, jednak nie wszystkich.

Kto musi prowadzić ewidencję środków trwałych?

Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku definiuje, kto i kiedy ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych. Dotyczy on:

• osób fizycznych,
• spółek cywilnych,
• spółek jawnych,
• spółek partnerskich

oraz pozostałych osób, które rozliczają się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub będących na ryczałcie. Dlaczego jest to tak ważne? Powyższe podmioty gospodarcze, dzięki prawidłowo prowadzonej ewidencji mają możliwość wliczać amortyzację w koszty związane z prowadzeniem działalności. 

Co należy ująć w ewidencji środków trwałych?

Wspomniany obowiązek ewidencyjny odnosi się do zakupów, które poczynił przedsiębiorca. Nie dotyczy jednak wszystkich i zawsze. Rejestracji podlegają:

• środki trwałe, wartości niematerialne, wartości prawne, do których zalicza się np. budynki, lokale, budowle, maszyny, środki transportu,
• powyższe zakupy w kwocie nieprzekraczającej 10 tysięcy złotych netto (w przypadku czynnych podatników VAT) oraz równowartości tej kwoty brutto (w przypadku osób, które nie płacą podatku VAT),
• powyższe zakupy, które są użytkowane dłużej niż rok.

Wszystkie te wymogi muszą być spełnione równocześnie, aby przedsiębiorca musiał wykazać je w ewidencji środków trwałych. Zdarza się jednak, że ustalenie tego obowiązku, a potem prawidłowe jego wykonanie nastręczają sporych trudności przedsiębiorcom. Nic dziwnego, że wielu z nich decyduje się scedować to zadanie na firmę zewnętrzną w ramach outsourcingu.

Prawidłowo wykonane zestawienie powinno uwzględniać m.in. datę zakupu i rozpoczęcia użytkowania produktu, jego początkową wartość, a także stawkę amortyzacyjną i symbol klasyfikacji środków trwałych. Wszelkie zmiany związane z przeznaczeniem czy użytkowaniem środka lub wartości również wymagają aktualizowania.

Współpraca z biurem księgowym w zakresie ewidencji

Ewidencję środków trwałych można prowadzić samodzielnie, przy pomocy swoich pracowników lub zewnętrznego biura księgowego. Ta ostatnia opcja cieszy się dużym zainteresowaniem, ponieważ oznacza dużą oszczędność czasu, a często też pieniędzy. Firmy nie muszą szkolić specjalistów we własnym zakresie i formować odpowiedniej komórki w ramach struktury firmy. Jeżeli księgowość, rachunkowość oraz sprawy kadrowe powierzą innej firmie na zasadzie outsourcingu zyskają pewność co do terminowego i zgodnego z prawem prowadzenia księgowości.  Artykuł powstał we współpracy z https://abcgroup-24.pl/