Usługi kadrowe – jak prowadzić dokumentację kadrowo-płacową?

Ilość obowiązków, jakie nałożone są na pracodawcę, sprawia, że większość małych i średnich przedsiębiorstw usługi kadrowe zleca zewnętrznej firmie. Biuro rachunkowe, doświadczone w prowadzeniu dokumentacji kadrowo-płacowej, zapewnia sprawne i bezbłędne wywiązywanie się z terminów rozliczania wynagrodzeń oraz wykonywania przelewów do ZUS i US. Kompleksowe usługi kadrowe są też dla mniejszych firm tańszym rozwiązaniem, niż zatrudnienie specjalisty ds. kadr i płac. Dowiedz się, jakie obowiązki pracodawca może zlecić profesjonalnemu biuru księgowemu.

Dokumentacja płacowa – jak sporządzić listę płac?

Informacje, jakie znajdują się w liście płac, potrzebne są do rozliczeń z ZUS i urzędami skarbowymi – nie są one jednak ściśle określone przepisami prawnymi. Zanim przystąpimy do sporządzenia listy płac, musimy na podstawie pensji brutto (w której skład wchodzą płaca zasadnicza, premie, wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, stażowe czy wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe) podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W dalszej kolejności obliczyć należy wysokość przychodu, koszty uzyskania przychodu, wysokość składek na ubezpieczenie zdrowotne, wysokość zaliczki na podatek dochodowy, by w końcu uzyskać kwotę netto, jaką pracownik otrzymuje w określonym w zawartej umowie terminie. Oczywiście w ramach wynagrodzenia brutto należy dokonać rozróżnienia na wynagrodzenie brutto składkowe i nieskładkowe – od wynagrodzenia za czas zwolnień chorobowych nie odprowadza się składek zdrowotnych. Na liście płac muszą ponadto znaleźć się informacje o nazwie pracodawcy, miesiąc, którego dokument dotyczy oraz datę jego wystawienia, a także podpis osoby, która sporządziła listę płac. Jeśli pensja wypłacana jest „do ręki”, listę płac w odpowiednim miejscu musi podpisać pracownik.

Imienna karta wypłacanego wynagrodzenia

Pracodawca lub firma, która świadczy dla pracodawcy usługi kadrowe, ma również obowiązek prowadzenia imiennej karty wypłacanego wynagrodzenia, oczywiście osobnej dla każdego pracownika. Do karty wynagrodzeń dołączane są comiesięczne listy płac oraz dane dotyczące ewidencji pracy i zatrudnienia, z podziałem na miesiące i rocznym podsumowaniem. Czasami stosuje się trzy karty wynagrodzenia z rozróżnieniem na cele ubezpieczeniowe, podatkowe i emerytalno-rentowe. Karta lub karty wynagrodzeń podlegają kontrolom urzędów skarbowych oraz ZUS.

Paski wynagrodzeń – niekoniecznie RMUA

Pracodawcy co miesiąc sporządzają i przekazują do ZUS składkowe i świadczeniowe raporty imienne, a o danych tych muszą informować także pracowników, których dane te dotyczą. W tym celu sporządza się paski płacowe, za pomocą których możliwa jest weryfikacja opłacanych składek i świadczeń. Większość pracodawców wykorzystuje w tym celu popularne formularze RMUA, jednak paski wynagrodzeń mogą przybierać dowolną formę, o ile zawierają wszystkie informacje.

Inne usługi kadrowe, jakie oferuje biuro rachunkowe

Do usług kadrowych, których podejmują się biura rachunkowe, należą także: obsługa umów o pracę i umów cywilno-prawnych, kontrola ważności badań BHP i badań lekarskich czy rejestracja i wyrejestrowywanie pracowników z ZUS. Zlecenie kompleksowych usług kadrowo-płacowych na zewnątrz znacznie odciąża pracodawcę.

Prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej wymaga doskonałej znajomości przepisów prawnych oraz śledzenie zmian, które następują dość często. Wymagana jest również skrupulatność i terminowość, dlatego zadanie to warto zlecić profesjonalistom z ABC Group. Należy pamiętać, że oprócz prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej, na pracodawcy ciąży jej archiwizacja z uwzględnieniem ochrony danych osobowych. Outscourcing usług kadrowych jest więc korzystnym rozwiązaniem dla wielu przedsiębiorców.