Rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić z inicjatywy pracownika, pracodawcy albo obu stron. Wybrany tryb wpływa na okres wypowiedzenia, obowiązek podania przyczyny, możliwość otrzymania odprawy, termin zakończenia zatrudnienia oraz roszczenia przed sądem pracy.
Z tego poradnika dowiesz się, czym różni się wypowiedzenie od porozumienia stron i rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, jakie prawa ma pracownik, czego musi dopilnować pracodawca oraz jak postępować, gdy zakończenie zatrudnienia może być niezgodne z prawem.
Rozwiązanie umowy o pracę – definicja i granice tematu
Rozwiązanie umowy o pracę oznacza zakończenie stosunku pracy wskutek oświadczenia jednej lub obu stron. Nie należy go utożsamiać z wygaśnięciem umowy, które następuje z mocy prawa po wystąpieniu określonego zdarzenia.
Umowa o pracę może zakończyć się:
- na mocy porozumienia stron,
- przez wypowiedzenie złożone przez pracownika,
- przez wypowiedzenie złożone przez pracodawcę,
- bez wypowiedzenia z winy pracownika,
- bez wypowiedzenia bez winy pracownika,
- bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę,
- z upływem czasu, na który została zawarta,
- wskutek wygaśnięcia stosunku pracy w przypadkach określonych przepisami.
Zasady te dotyczą pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie stosuje się ich automatycznie do umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów B2B ani innych umów cywilnoprawnych.
Sposoby zakończenia umowy o pracę
Porozumienie stron
Porozumienie stron polega na zgodnym ustaleniu, że umowa zakończy się w wybranym terminie. Może to być dzień podpisania porozumienia albo dowolna data w przyszłości.
W tym trybie:
- nie obowiązują ustawowe okresy wypowiedzenia,
- żadna ze stron nie może jednostronnie narzucić porozumienia,
- nie trzeba wskazywać przyczyny zakończenia zatrudnienia,
- strony mogą ustalić dodatkowe warunki, np. odprawę, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy lub sposób rozliczenia urlopu.
Pracownik nie ma obowiązku podpisania porozumienia przedstawionego przez pracodawcę. Może poprosić o czas do namysłu, zaproponować inną datę albo odrzucić ofertę.
Podpisanego porozumienia co do zasady nie można jednostronnie cofnąć. Jego podważenie jest możliwe tylko w szczególnych sytuacjach, np. gdy oświadczenie zostało złożone pod wpływem bezprawnej groźby, istotnego błędu albo w stanie wyłączającym świadome podjęcie decyzji.
Wypowiedzenie umowy przez pracownika
Pracownik może wypowiedzieć umowę bez podawania przyczyny. Nie potrzebuje zgody pracodawcy, a wypowiedzenie staje się skuteczne po dotarciu do pracodawcy w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią.
Oświadczenie najlepiej złożyć na piśmie:
- osobiście, z potwierdzeniem odbioru na kopii,
- listem poleconym,
- przesyłką kurierską,
- elektronicznie, jeżeli dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zwykły e-mail lub wiadomość tekstowa mogą wywołać spór dotyczący formy i daty doręczenia. Z tego względu bezpieczniejsze jest pisemne wypowiedzenie z potwierdzeniem odbioru.
Pracownik powinien pamiętać, że sam fakt złożenia wypowiedzenia nie zwalnia go z obowiązku wykonywania pracy. Obowiązek ten trwa do końca zatrudnienia, chyba że pracodawca zwolni pracownika z jego wykonywania albo strony uzgodnią wcześniejsze zakończenie umowy.
Wypowiedzenie umowy przez pracodawcę
Pracodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, ale musi spełnić wymagania formalne i materialne.
Wypowiedzenie powinno:
- mieć formę pisemną,
- wskazywać datę i stronę składającą oświadczenie,
- jednoznacznie informować o rozwiązaniu umowy,
- zawierać konkretną i rzeczywistą przyczynę, gdy pracodawca wypowiada umowę na czas określony lub nieokreślony,
- zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy,
- uwzględniać szczególną ochronę pracownika,
- zostać poprzedzone konsultacją związkową, jeżeli wymagają tego przepisy.
Sama utrata zaufania, likwidacja stanowiska, niewłaściwe wykonywanie obowiązków czy częste nieobecności mogą stanowić przyczynę wypowiedzenia tylko wtedy, gdy są rzeczywiste, uzasadnione i odpowiednio opisane.
Przyczyna nie powinna być pozorna ani sformułowana tak ogólnie, aby pracownik nie wiedział, jakie zachowanie lub okoliczność doprowadziły do decyzji pracodawcy.
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika
Rozwiązanie dyscyplinarne, potocznie nazywane „dyscyplinarką”, powoduje natychmiastowe zakończenie zatrudnienia. Nie występuje tu okres wypowiedzenia.
Pracodawca może zastosować ten tryb między innymi w przypadku:
- ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych,
- popełnienia w czasie trwania umowy przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie na danym stanowisku, jeżeli przestępstwo jest oczywiste albo zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,
- zawinionej utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy.
Ciężkie naruszenie obowiązków wymaga czegoś więcej niż zwykły błąd lub jednorazowe niedopatrzenie. Zwykle ocenia się:
- wagę naruszonego obowiązku,
- stopień winy pracownika,
- zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy,
- okoliczności zdarzenia,
- dotychczasowy przebieg zatrudnienia.
Przykładami mogą być nieusprawiedliwiona nieobecność, odmowa wykonania zgodnego z prawem polecenia, kradzież, przemoc w miejscu pracy, poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa albo wykonywanie pracy pod wpływem alkoholu. Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej oceny.
Pracodawca ma co do zasady miesiąc od uzyskania wiarygodnej wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy na złożenie oświadczenia. Dokument musi wskazywać konkretną przyczynę i zawierać pouczenie o odwołaniu do sądu.
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika
Pracodawca może w określonych przypadkach rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Najczęściej dotyczy to choroby trwającej dłużej niż okres ochronny.
Długość ochrony zależy między innymi od:
- stażu pracy u danego pracodawcy,
- przyczyny niezdolności do pracy,
- długości okresu zasiłkowego,
- przyznania świadczenia rehabilitacyjnego,
- związku choroby z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową.
Jeżeli pracownik stawi się do pracy po ustaniu przyczyny nieobecności, zanim pracodawca skutecznie rozwiąże umowę, zastosowanie tego trybu może nie być możliwe.
Przepisy dotyczące okresów ochronnych są złożone. Przed podjęciem decyzji pracodawca powinien sprawdzić dokumentację zasiłkową, daty nieobecności, okres zatrudnienia oraz ewentualny wniosek o świadczenie rehabilitacyjne.
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez pracownika
Pracownik może zakończyć zatrudnienie ze skutkiem natychmiastowym, gdy:
- lekarz stwierdzi szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie, a pracodawca nie przeniesie pracownika w wyznaczonym terminie do odpowiedniej pracy,
- pracodawca dopuści się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika.
Ciężkim naruszeniem może być w szczególności uporczywe niewypłacanie wynagrodzenia, poważne naruszenie zasad bezpieczeństwa, mobbing lub inne świadome i istotne naruszenie praw pracowniczych. Nie każde opóźnienie lub uchybienie automatycznie uzasadnia natychmiastowe odejście.
Oświadczenie pracownika powinno mieć formę pisemną i wskazywać przyczynę. Jeżeli tryb został zastosowany zasadnie z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę, pracownik może mieć prawo do odszkodowania.
Zakończenie umowy z upływem czasu
Umowa na czas określony kończy się z upływem terminu, na który została zawarta. Nie wymaga to składania wypowiedzenia.
Umowa na okres próbny również kończy się po upływie uzgodnionego okresu, jeżeli wcześniej nie została wypowiedziana lub rozwiązana w innym trybie.
Pracodawca nie musi uzasadniać decyzji o niezawarciu kolejnej umowy. Musi jednak wydać świadectwo pracy i rozliczyć wszystkie należności wynikające z zakończonego zatrudnienia.
Okresy wypowiedzenia umowy o pracę
Umowa na czas określony i nieokreślony
Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy.
| Staż u pracodawcy | Okres wypowiedzenia |
|---|---|
| Krócej niż 6 miesięcy | 2 tygodnie |
| Co najmniej 6 miesięcy | 1 miesiąc |
| Co najmniej 3 lata | 3 miesiące |
Do stażu mogą zostać wliczone również wcześniejsze okresy zatrudnienia, jeżeli wynika to z przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę albo z przepisów szczególnych.
Umowa na okres próbny
| Długość okresu próbnego | Okres wypowiedzenia |
|---|---|
| Do 2 tygodni | 3 dni robocze |
| Dłużej niż 2 tygodnie, ale krócej niż 3 miesiące | 1 tydzień |
| 3 miesiące | 2 tygodnie |
Jak obliczyć koniec okresu wypowiedzenia?
Okres wypowiedzenia liczony w tygodniach kończy się w sobotę. Okres liczony w miesiącach kończy się w ostatnim dniu miesiąca.
Przykład: jeżeli pracownik objęty miesięcznym okresem wypowiedzenia otrzyma wypowiedzenie 12 maja, umowa zakończy się 30 czerwca.
Przykład: przy dwutygodniowym okresie wypowiedzenia doręczonym w środę umowa rozwiąże się w sobotę po upływie dwóch pełnych tygodni wypowiedzenia.
Okres wypowiedzenia obejmuje również dni wolne, urlop i zwolnienie lekarskie. Choroba przypadająca już po skutecznym doręczeniu wypowiedzenia co do zasady nie zatrzymuje jego biegu.
Czy można skrócić okres wypowiedzenia?
Po złożeniu wypowiedzenia strony mogą uzgodnić wcześniejszy termin zakończenia umowy. Takie uzgodnienie nie zmienia trybu rozwiązania umowy – nadal jest to rozwiązanie za wypowiedzeniem.
W określonych sytuacjach pracodawca może jednostronnie skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia maksymalnie do jednego miesiąca, np. w razie likwidacji, upadłości lub przyczyn niedotyczących pracownika. Za pozostałą część okresu pracownikowi przysługuje odszkodowanie.
Obowiązek wskazania przyczyny wypowiedzenia
Pracodawca wypowiadający umowę na czas określony lub nieokreślony powinien wskazać przyczynę uzasadniającą decyzję.
Prawidłowa przyczyna powinna być:
- rzeczywista – faktycznie istnieć,
- konkretna – zrozumiała dla pracownika,
- aktualna – pozostawać w związku z decyzją o wypowiedzeniu,
- możliwa do zweryfikowania,
- adekwatna do rodzaju i okoliczności zatrudnienia.
Nie oznacza to, że dokument musi zawierać wielostronicowy opis. Powinien jednak pozwalać pracownikowi zrozumieć, dlaczego traci pracę, i umożliwiać mu podjęcie obrony.
Przykłady przyczyn dotyczących pracownika
- powtarzające się błędy mimo wcześniejszych uwag i wsparcia,
- niewykonywanie obowiązków lub poleceń zgodnych z prawem,
- utrata kwalifikacji potrzebnych na stanowisku,
- niezadowalające wyniki, jeżeli pracownik miał realny wpływ na ich osiągnięcie,
- częste i dezorganizujące pracę nieobecności,
- naruszenie zasad współpracy lub bezpieczeństwa.
Przykłady przyczyn niedotyczących pracownika
- rzeczywista likwidacja stanowiska,
- restrukturyzacja,
- redukcja zatrudnienia,
- zamknięcie oddziału,
- zmiana technologii lub modelu organizacyjnego,
- ograniczenie określonego rodzaju działalności.
Jeżeli spośród kilku osób zajmujących podobne stanowiska zwalniany jest tylko jeden pracownik, znaczenie mogą mieć również obiektywne kryteria doboru do zwolnienia. Kryteria nie mogą mieć charakteru dyskryminującego.
Pracownicy szczególnie chronieni przed wypowiedzeniem
Nie każdy pracownik może zostać zwolniony na zwykłych zasadach. Szczególna ochrona może wynikać z sytuacji rodzinnej, wieku, pełnionej funkcji albo usprawiedliwionej nieobecności.
Ochrona może dotyczyć między innymi:
- pracownic w ciąży,
- pracowników korzystających z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego,
- pracowników korzystających z określonych uprawnień związanych z rodzicielstwem,
- pracowników w wieku przedemerytalnym,
- osób przebywających na urlopie,
- pracowników nieobecnych z powodu choroby w okresie ochronnym,
- chronionych działaczy związkowych,
- społecznych inspektorów pracy,
- innych osób objętych ochroną na podstawie przepisów szczególnych.
Ochrona nie zawsze jest bezwzględna. Jej zakres zależy od trybu rozwiązania umowy i okoliczności sprawy. Inne zasady mogą obowiązywać przy likwidacji lub upadłości pracodawcy, zwolnieniu dyscyplinarnym czy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika.
Ochrona przedemerytalna
Pracodawca co do zasady nie może wypowiedzieć umowy pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli dotychczasowy staż umożliwia uzyskanie prawa do emerytury wraz z osiągnięciem tego wieku.
Ochrona dotyczy przede wszystkim wypowiedzenia przez pracodawcę. Nie wyklucza rozwiązania umowy za porozumieniem stron ani każdego przypadku rozwiązania bez wypowiedzenia.
Ciąża i rodzicielstwo
Pracownica w ciąży korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy. Ochrona obejmuje także określone urlopy związane z rodzicielstwem.
Niektóre umowy na czas określony, które miałyby zakończyć się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulegają przedłużeniu do dnia porodu. Od tej reguły istnieją wyjątki, między innymi dotyczące niektórych umów na zastępstwo i umów próbnych.
Pracodawca powinien każdorazowo sprawdzić rodzaj umowy, datę jej zakończenia, zaawansowanie ciąży i szczególne przepisy ochronne.
Prawa pracownika w okresie wypowiedzenia
Prawo do wynagrodzenia i wykonywania pracy
Do końca okresu wypowiedzenia pracownik zachowuje status pracownika. Ma obowiązek wykonywać pracę, a pracodawca powinien wypłacać mu wynagrodzenie i zapewniać warunki zatrudnienia.
Sam fakt złożenia wypowiedzenia nie uzasadnia obniżenia wynagrodzenia, odebrania należnych świadczeń ani nierównego traktowania.
Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy
Pracodawca może jednostronnie zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca wypowiedzenia. W tym czasie pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Zwolnienie z obowiązku pracy powinno być wyraźnie zakomunikowane. Pracownik nie powinien samodzielnie zakładać, że po otrzymaniu wypowiedzenia nie musi pojawiać się w pracy.
Urlop wypoczynkowy
W okresie wypowiedzenia pracodawca może polecić pracownikowi wykorzystanie urlopu wypoczynkowego. Zgoda pracownika nie jest wtedy konieczna.
Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany do dnia zakończenia zatrudnienia, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego, jak i proporcjonalnej części urlopu należnego za rok, w którym ustaje zatrudnienie.
Dni wolne na poszukiwanie pracy
Pracownikowi może przysługiwać płatne zwolnienie na poszukiwanie pracy, jeżeli:
- wypowiedzenie złożył pracodawca,
- okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie.
Wymiar zwolnienia wynosi:
- 2 dni robocze przy dwutygodniowym i jednomiesięcznym wypowiedzeniu,
- 3 dni robocze przy trzymiesięcznym wypowiedzeniu, również gdy zostało ono skrócone na zasadach ustawowych.
Uprawnienie nie przysługuje automatycznie przy wypowiedzeniu złożonym przez pracownika ani przy porozumieniu stron.
Prawo do informacji i dokumentów
Pracownik może żądać jasnej informacji o:
- terminie ustania zatrudnienia,
- sposobie rozliczenia wynagrodzenia,
- liczbie dni niewykorzystanego urlopu,
- zwrocie sprzętu i dokumentów,
- świadczeniach dodatkowych,
- zasadach dotyczących zakazu konkurencji po ustaniu zatrudnienia,
- terminie wydania świadectwa pracy.
Obowiązki pracodawcy przy zakończeniu zatrudnienia
Prawidłowe doręczenie oświadczenia
Oświadczenie powinno dotrzeć do pracownika w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią. Odmowa przyjęcia pisma nie zawsze blokuje skuteczność wypowiedzenia. Jeżeli pracownik miał realną możliwość zapoznania się z dokumentem, oświadczenie może zostać uznane za doręczone.
W przypadku przesyłki pocztowej znaczenie ma możliwość odbioru i zapoznania się z treścią, a nie sama data wysłania listu.
Konsultacja z organizacją związkową
Jeżeli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, pracodawca może mieć obowiązek przeprowadzenia konsultacji przed złożeniem wypowiedzenia.
Konsultacja nie zawsze oznacza konieczność uzyskania zgody związku. Przy niektórych szczególnie chronionych działaczach zgoda może być jednak wymagana.
Rozliczenie wynagrodzenia i świadczeń
Pracodawca powinien rozliczyć między innymi:
- wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca,
- dodatki, premie i prowizje, jeżeli zostały spełnione warunki ich nabycia,
- wynagrodzenie za nadgodziny,
- ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
- odprawę, jeżeli jest należna,
- odszkodowanie za skrócony okres wypowiedzenia,
- należności z podróży służbowych,
- inne świadczenia wynikające z umowy, regulaminu lub przepisów wewnętrznych.
Zakończenie umowy nie odbiera pracownikowi prawa do świadczeń, które zostały już wypracowane. Termin wypłaty może zależeć od rodzaju należności i obowiązującego u pracodawcy terminu płac.
Wydanie świadectwa pracy
Świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ustawowym terminie. Jeżeli wydanie dokumentu w tym dniu jest obiektywnie niemożliwe, należy go dostarczyć niezwłocznie, zasadniczo w ciągu siedmiu dni.
Świadectwo pracy zawiera informacje potrzebne do ustalenia przyszłych uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. Nie jest opinią ani referencją. Pracodawca nie może zamieszczać w nim dowolnych ocen pracownika.
Pracownik, który stwierdzi błąd, może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy.
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Po ustaniu zatrudnienia pracodawca powinien dokonać wymaganych zgłoszeń do systemu ubezpieczeń społecznych oraz zamknąć rozliczenia kadrowo-płacowe.
Ustanie ubezpieczenia nie zawsze oznacza natychmiastową utratę prawa do wszystkich świadczeń zdrowotnych. Jest to jednak odrębna kwestia od samego rozwiązania umowy i może zależeć od aktualnej sytuacji ubezpieczonego.
Ochrona i przechowywanie dokumentacji
Zakończenie zatrudnienia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres. Długość tego okresu zależy między innymi od daty zatrudnienia i spełnienia obowiązków informacyjnych wobec instytucji ubezpieczeniowych.
Pracownik może żądać kopii swojej dokumentacji pracowniczej na zasadach określonych w przepisach.
Odprawa przy rozwiązaniu umowy
Odprawa nie przysługuje przy każdym wypowiedzeniu. Może być należna, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników rozwiązuje umowę z przyczyn niedotyczących pracownika, a przyczyny te stanowią wyłączny powód zakończenia zatrudnienia.
Wysokość ustawowej odprawy zależy od stażu u danego pracodawcy:
| Staż u pracodawcy | Wysokość odprawy |
|---|---|
| Krócej niż 2 lata | 1-miesięczne wynagrodzenie |
| Od 2 do 8 lat | 2-miesięczne wynagrodzenie |
| Ponad 8 lat | 3-miesięczne wynagrodzenie |
Odprawa podlega ustawowemu limitowi wynoszącemu 15-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania umowy.
Prawo do odprawy może wynikać również z:
- układu zbiorowego pracy,
- regulaminu wynagradzania,
- programu dobrowolnych odejść,
- umowy o pracę,
- kontraktu menedżerskiego,
- indywidualnego porozumienia.
Zwolnienia grupowe – najważniejsze progi
Zwolnienie może zostać uznane za grupowe, jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwalnia z przyczyn niedotyczących pracowników co najmniej:
- 10 pracowników – gdy zatrudnia mniej niż 100 osób,
- 10% pracowników – gdy zatrudnia od 100 do 299 osób,
- 30 pracowników – gdy zatrudnia co najmniej 300 osób.
Zwolnienia grupowe wymagają dodatkowej procedury, w tym konsultacji, zawiadomień i ustalenia zasad postępowania.
Odwołanie do sądu pracy
Pracownik, który uważa wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia za niezgodne z prawem, może wnieść odwołanie do sądu pracy.
Termin wynosi co do zasady 21 dni od doręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia. Jest to krótki termin, dlatego nie warto czekać na zakończenie okresu wypowiedzenia.
W zależności od rodzaju umowy, trybu zakończenia zatrudnienia i okoliczności pracownik może żądać:
- uznania wypowiedzenia za bezskuteczne,
- przywrócenia do pracy,
- odszkodowania,
- wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy po przywróceniu,
- sprostowania świadectwa pracy,
- zapłaty zaległego wynagrodzenia, odprawy lub ekwiwalentu,
- odszkodowania z tytułu naruszenia zasady równego traktowania.
Co bada sąd pracy?
Sąd może sprawdzić:
- czy wypowiedzenie miało prawidłową formę,
- czy pracownik został pouczony o prawie odwołania,
- czy wskazana przyczyna była konkretna i prawdziwa,
- czy przyczyna uzasadniała zakończenie zatrudnienia,
- czy zachowano okres wypowiedzenia,
- czy pracownik był objęty ochroną,
- czy przeprowadzono wymaganą konsultację związkową,
- czy zastosowano obiektywne kryteria doboru do zwolnienia,
- czy nie doszło do dyskryminacji lub odwetu.
Pracownik powinien zabezpieczyć umowę, wypowiedzenie, regulaminy, korespondencję, oceny okresowe, wiadomości służbowe, dokumenty płacowe oraz dane potencjalnych świadków. Nie powinien jednak wynosić tajemnic przedsiębiorstwa ani kopiować danych, do których nie ma prawa dostępu.
Tabela decyzyjna: jaki tryb zakończenia umowy wybrać?
| Sytuacja | Najczęściej właściwy tryb | Okres wypowiedzenia | Czy trzeba podać przyczynę? | Najważniejsze ryzyko |
|---|---|---|---|---|
| Pracownik chce odejść bez konfliktu | Wypowiedzenie przez pracownika | Tak | Nie | Konieczność pracy do końca okresu |
| Obie strony chcą ustalić szybką datę odejścia | Porozumienie stron | Nie, termin jest uzgadniany | Nie | Brak możliwości jednostronnego wycofania się |
| Pracodawca likwiduje stanowisko | Wypowiedzenie przez pracodawcę | Tak | Tak | Pozorność likwidacji, błędne kryteria doboru |
| Pracownik ciężko naruszył obowiązki | Rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika | Nie | Tak | Brak proporcjonalności lub dowodów |
| Pracownik jest długotrwale niezdolny do pracy | Rozwiązanie bez wypowiedzenia bez winy pracownika | Nie | Tak | Błędne obliczenie okresu ochronnego |
| Pracodawca ciężko narusza prawa pracownika | Rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracownika | Nie | Tak | Spór o ciężar naruszenia |
| Kończy się umowa terminowa | Upływ czasu | Nie | Nie | Pominięcie szczególnej ochrony lub przedłużenia umowy |
| Strony chcą skrócić trwające wypowiedzenie | Uzgodnienie wcześniejszego terminu | Według uzgodnienia | Nie wymaga nowej przyczyny | Nieprecyzyjna treść porozumienia |
| Pracodawca chce zmienić istotne warunki zatrudnienia | Wypowiedzenie zmieniające | Tak | Tak | Odrzucenie warunków prowadzi do rozwiązania umowy |
Wypowiedzenie zmieniające a rozwiązanie umowy
Wypowiedzenie zmieniające nie służy bezpośrednio zakończeniu zatrudnienia. Jego celem jest zmiana istotnych warunków pracy lub płacy, np. stanowiska, wynagrodzenia, wymiaru etatu lub miejsca pracy.
Pracownik może przyjąć nowe warunki albo je odrzucić. Jeżeli odrzuci je przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, umowa rozwiąże się z końcem tego okresu. Brak oświadczenia w terminie jest co do zasady traktowany jako przyjęcie nowych warunków, pod warunkiem prawidłowego pouczenia pracownika.
Wypowiedzenie zmieniające nie powinno być wykorzystywane jako pozorny sposób wymuszenia odejścia pracownika.
Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia
Zakaz konkurencji obowiązujący po rozwiązaniu umowy wymaga odrębnej umowy w formie pisemnej. Może dotyczyć pracownika, który miał dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Umowa powinna określać:
- okres obowiązywania zakazu,
- zakres działalności konkurencyjnej,
- terytorium, jeśli ma znaczenie,
- wysokość odszkodowania,
- terminy płatności,
- ewentualne zasady wcześniejszego zakończenia zakazu.
Odszkodowanie nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przed ustaniem zatrudnienia przez okres odpowiadający czasowi obowiązywania zakazu.
Samo rozwiązanie umowy o pracę nie zwalnia automatycznie z ważnie zawartego zakazu konkurencji, obowiązku zachowania poufności ani ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
Najczęstsze błędy pracodawcy
Do najczęstszych błędów należą:
- brak pisemnego oświadczenia,
- niewskazanie przyczyny wypowiedzenia,
- zbyt ogólna lub pozorna przyczyna,
- wskazanie innej przyczyny w sądzie niż w wypowiedzeniu,
- zwolnienie pracownika objętego szczególną ochroną,
- pominięcie konsultacji związkowej,
- błędne obliczenie okresu wypowiedzenia,
- spóźnione zastosowanie zwolnienia dyscyplinarnego,
- brak dowodów potwierdzających zarzuty,
- niewydanie świadectwa pracy,
- nierozliczenie urlopu, premii lub odprawy,
- dyskryminujące kryteria doboru do zwolnienia,
- wymuszanie podpisania porozumienia stron.
Najczęstsze błędy pracownika
Pracownicy najczęściej popełniają następujące błędy:
- podpisują porozumienie bez przeczytania warunków,
- zakładają, że ustna deklaracja wystarczy,
- nie zabezpieczają potwierdzenia doręczenia wypowiedzenia,
- przestają przychodzić do pracy od razu po złożeniu wypowiedzenia,
- przekraczają 21-dniowy termin na odwołanie,
- nie sprawdzają świadectwa pracy,
- nie składają wniosku o należne dni na poszukiwanie pracy,
- kopiują poufne dane pracodawcy w celu przygotowania sporu,
- uznają każdą nieprawidłowość pracodawcy za podstawę natychmiastowego odejścia,
- nie sprawdzają wpływu porozumienia lub własnego wypowiedzenia na prawo do zasiłku dla bezrobotnych.
Mity dotyczące rozwiązania umowy o pracę
Mit: pracownik musi uzasadnić swoje wypowiedzenie
Nie. Pracownik wypowiadający umowę nie musi podawać przyczyny.
Mit: pracodawca może zwolnić każdego bez wyjaśnienia
Nie. Przy wypowiedzeniu umowy na czas określony lub nieokreślony pracodawca powinien wskazać uzasadniającą je przyczynę. Musi też uwzględnić przepisy ochronne.
Mit: zwolnienie lekarskie zawsze blokuje wypowiedzenie
Nie. Choroba może chronić przed złożeniem wypowiedzenia w okresie usprawiedliwionej nieobecności, ale nie zatrzymuje automatycznie wypowiedzenia doręczonego wcześniej. Ochrona nie trwa również bezterminowo.
Mit: odmowa przyjęcia pisma powoduje, że wypowiedzenie nie działa
Nie zawsze. Jeżeli pracownik miał możliwość zapoznania się z dokumentem, odmowa jego odebrania może nie wpłynąć na skuteczność oświadczenia.
Mit: porozumienie stron jest zawsze najkorzystniejsze
Nie. Może pozwolić szybko zakończyć zatrudnienie, ale pracownik może utracić część korzyści związanych z wypowiedzeniem przez pracodawcę, np. dni na poszukiwanie pracy. Tryb zakończenia zatrudnienia może też wpływać na moment nabycia prawa do zasiłku dla bezrobotnych.
Mit: likwidacja stanowiska automatycznie zwalnia pracodawcę z odpowiedzialności
Nie. Likwidacja musi być rzeczywista. Przy wyborze jednej osoby spośród kilku zatrudnionych na podobnych stanowiskach pracodawca może być zobowiązany do zastosowania obiektywnych kryteriów.
Mit: „dyscyplinarka” nie wymaga dowodów, skoro pracodawca stracił zaufanie
Nie. Rozwiązanie bez wypowiedzenia jest trybem wyjątkowym. Pracodawca powinien wykazać konkretną podstawę, winę pracownika i odpowiednią wagę naruszenia.
Liczby i statystyki, które warto znać
Nie istnieje jedna statystyka pozwalająca ocenić, czy dane wypowiedzenie jest zgodne z prawem. Każda sprawa zależy od rodzaju umowy, treści dokumentu, ochrony pracownika i dowodów. W praktyce najważniejsze są ustawowe liczby i terminy:
- 21 dni – podstawowy termin na odwołanie do sądu pracy,
- 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące – okresy wypowiedzenia umów na czas określony i nieokreślony,
- 3 dni robocze, 1 tydzień lub 2 tygodnie – okresy wypowiedzenia umowy próbnej,
- 1 miesiąc – zasadniczy termin pracodawcy na zastosowanie rozwiązania dyscyplinarnego od uzyskania wiadomości o jego podstawie,
- 2 lub 3 dni robocze – płatne zwolnienie na poszukiwanie pracy,
- 4 lata – podstawowy okres ochrony przedemerytalnej przed osiągnięciem wieku emerytalnego,
- 7 dni – zasadniczy maksymalny czas na przesłanie świadectwa pracy, gdy jego wydanie w dniu ustania zatrudnienia było obiektywnie niemożliwe,
- 1, 2 lub 3 miesięczne wynagrodzenia – ustawowa wysokość odprawy zależna od stażu,
- 15-krotność minimalnego wynagrodzenia – maksymalna wysokość odprawy ustawowej z przyczyn niedotyczących pracownika,
- 20 pracowników – próg zatrudnienia, od którego stosuje się ustawowe regulacje dotyczące zwolnień z przyczyn niedotyczących pracowników,
- 30 dni – okres brany pod uwagę przy ustalaniu progów zwolnienia grupowego,
- 25% wynagrodzenia – minimalny poziom odszkodowania za zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia.
Kwoty zależne od minimalnego wynagrodzenia należy każdorazowo przeliczać według stawki obowiązującej w dniu rozwiązania umowy.
Lista kontrolna dla pracownika
Po otrzymaniu wypowiedzenia warto sprawdzić:
- Kto złożył oświadczenie i kiedy zostało doręczone?
- Jaki tryb zakończenia umowy wskazano?
- Czy okres wypowiedzenia został poprawnie obliczony?
- Czy pracodawca podał konkretną przyczynę?
- Czy dokument zawiera pouczenie o odwołaniu?
- Czy pracownik jest objęty szczególną ochroną?
- Czy przysługuje odprawa?
- Co stanie się z niewykorzystanym urlopem?
- Czy przysługują dni na poszukiwanie pracy?
- Jak zostaną rozliczone premie, prowizje i nadgodziny?
- Czy obowiązuje zakaz konkurencji?
- Czy istnieją dowody potrzebne w ewentualnym sporze?
- Kiedy upływa 21-dniowy termin na pozew?
- Czy świadectwo pracy zawiera prawidłowe dane?
Lista kontrolna dla pracodawcy
Przed rozwiązaniem umowy pracodawca powinien ustalić:
- Jaki rodzaj umowy łączy strony?
- Jaki tryb zakończenia zatrudnienia jest właściwy?
- Czy istnieje rzeczywista i udokumentowana przyczyna?
- Czy pracownik korzysta ze szczególnej ochrony?
- Czy potrzebna jest konsultacja albo zgoda organizacji związkowej?
- Czy zachowano termin na zastosowanie danego trybu?
- Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje?
- Czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy?
- Jak zostanie udokumentowane doręczenie?
- Czy pracownik wykorzysta urlop w okresie wypowiedzenia?
- Czy zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy?
- Czy należy się odprawa lub odszkodowanie?
- Jak rozliczyć sprzęt, dostęp do systemów i informacje poufne?
- Kiedy zostanie wydane świadectwo pracy?
- Czy dokumentacja pozwoli obronić decyzję przed sądem?
FAQ – rozwiązanie umowy o pracę
Czy wypowiedzenie wymaga zgody drugiej strony?
Nie. Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem. Zgoda jest potrzebna tylko przy porozumieniu stron.
Czy można cofnąć wypowiedzenie?
Można zaproponować jego cofnięcie, ale po skutecznym doręczeniu wymaga to co do zasady zgody drugiej strony.
Czy pracownik może odejść z pracy z dnia na dzień?
Tylko w określonych przypadkach, np. na mocy porozumienia stron albo w razie uzasadnionego rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Samo porzucenie pracy może zostać potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków.
Czy wypowiedzenie można wysłać pocztą?
Tak. Dla biegu wypowiedzenia znaczenie ma jednak zasadniczo doręczenie i możliwość zapoznania się z treścią, a nie dzień nadania przesyłki.
Czy wypowiedzenie e-mailem jest ważne?
Może wywołać skutki i stanowić dowód złożenia oświadczenia, ale zwykły e-mail nie spełnia pisemnej formy w takim stopniu jak dokument podpisany własnoręcznie lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Bezpieczniej użyć prawidłowo podpisanego dokumentu.
Czy można wypowiedzieć umowę podczas urlopu?
Pracownik może złożyć wypowiedzenie podczas urlopu. Pracodawca jest natomiast ograniczony przepisami chroniącymi pracownika w czasie usprawiedliwionej nieobecności.
Czy można zwolnić pracownika na L4?
To zależy od momentu doręczenia wypowiedzenia, długości nieobecności, rodzaju rozwiązania umowy i ewentualnego upływu okresu ochronnego. Zwolnienie lekarskie nie daje bezterminowej ochrony.
Czy okres wypowiedzenia można wykorzystać na urlop?
Tak. Pracodawca może polecić wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia. Za niewykorzystaną część należy się ekwiwalent.
Czy pracownik musi wykorzystać urlop przed odejściem?
Jeżeli pracodawca udzieli urlopu w okresie wypowiedzenia, pracownik powinien go wykorzystać. Bez takiej decyzji nie może samodzielnie rozpocząć urlopu.
Czy przy porozumieniu stron należy się odprawa?
Może się należeć, jeżeli porozumienie następuje z przyczyn niedotyczących pracownika i spełnione są warunki ustawowe albo odprawę przewidują zasady wewnętrzne lub samo porozumienie.
Czy likwidacja stanowiska zawsze oznacza odprawę?
Nie. Znaczenie ma między innymi liczba zatrudnionych przez pracodawcę oraz to, czy przyczyna niedotycząca pracownika była wyłącznym powodem rozwiązania umowy.
Czy odprawa jest tym samym co ekwiwalent za urlop?
Nie. Odprawa jest odrębnym świadczeniem związanym z określoną przyczyną rozwiązania umowy. Ekwiwalent rekompensuje niewykorzystany urlop.
Czy świadectwo pracy może zawierać przyczynę zwolnienia?
Świadectwo zawiera informacje wymagane przepisami, w tym podstawę i tryb ustania stosunku pracy. Nie powinno zawierać dowolnych ocen ani szczegółowego opisu zarzutów wobec pracownika.
Czy pracodawca może zmienić przyczynę wypowiedzenia przed sądem?
Co do zasady powinien bronić przyczyny wskazanej pracownikowi w dokumencie. Nie powinien dopiero w procesie zastępować jej całkowicie nowym uzasadnieniem.
Czy brak pouczenia o sądzie unieważnia wypowiedzenie?
Nie powoduje automatycznie, że stosunek pracy trwa nadal. Jest jednak naruszeniem obowiązków pracodawcy i może mieć znaczenie dla przywrócenia terminu, jeżeli pracownik spóźnił się z odwołaniem bez swojej winy.
Co zrobić, gdy pracodawca nie wydał świadectwa pracy?
Należy wezwać pracodawcę do wydania dokumentu. Jeżeli to nie przyniesie skutku, pracownik może wystąpić do sądu pracy, a w razie poniesienia szkody dochodzić odpowiedniego odszkodowania.
Czy rozwiązanie umowy wpływa na zasiłek dla bezrobotnych?
Tak. Znaczenie może mieć to, kto zainicjował zakończenie zatrudnienia i w jakim trybie nastąpiło. Własne wypowiedzenie, porozumienie stron lub rozwiązanie dyscyplinarne mogą powodować przesunięcie terminu nabycia prawa do świadczenia. Przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić aktualne zasady obowiązujące w urzędzie pracy.
Czy można otrzymać referencje po odejściu?
Pracodawca nie ma ogólnego obowiązku wystawienia referencji, ale strony mogą to uzgodnić. Referencje są odrębne od obowiązkowego świadectwa pracy.
Czy każda niezgodność z prawem oznacza przywrócenie do pracy?
Nie. Sąd może orzec przywrócenie albo odszkodowanie, zależnie od żądania, rodzaju naruszenia i możliwości dalszego zatrudnienia. W określonych przypadkach przywrócenie może zostać uznane za niemożliwe lub niecelowe.
Podsumowanie
Prawidłowe rozwiązanie umowy o pracę wymaga właściwego wyboru trybu, zachowania terminów, sprawdzenia ochrony pracownika oraz rozliczenia wszystkich świadczeń. Pracownik nie musi uzasadniać własnego wypowiedzenia, natomiast pracodawca wypowiadający umowę na czas określony lub nieokreślony powinien wskazać konkretną i rzeczywistą przyczynę.
Najważniejsze dla pracownika jest ustalenie daty doręczenia dokumentu, sprawdzenie okresu wypowiedzenia i pilnowanie 21-dniowego terminu na odwołanie. Pracodawca powinien natomiast zadbać o dowody, konsultacje, prawidłową treść oświadczenia, świadectwo pracy i pełne rozliczenie należności.
Przy zwolnieniu dyscyplinarnym, długiej chorobie, ciąży, ochronie przedemerytalnej, likwidacji stanowiska lub zwolnieniach grupowych warto przeprowadzić indywidualną analizę. O wyniku sporu często decydują szczegóły: daty, sposób doręczenia, treść przyczyny i dokumentacja potwierdzająca okoliczności zakończenia zatrudnienia.
8 comments