Regulamin pracy i wynagradzania – kiedy są obowiązkowe i co powinny zawierać?

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania to dwa różne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy. Pierwszy porządkuje organizację pracy oraz obowiązki stron, drugi określa zasady ustalania wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek ich wprowadzenia zależy przede wszystkim od liczby pracowników, obowiązywania układu zbiorowego oraz stanowiska zakładowej organizacji związkowej.

Po lekturze dowiesz się, kiedy regulaminy są obowiązkowe, jak liczyć zatrudnienie, co powinny zawierać, jak je prawidłowo wprowadzić oraz czym grożą błędy w ich treści i ogłaszaniu.

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania – definicja i granice tematu

Regulamin pracy jest aktem wewnątrzzakładowym, który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Odpowiada przede wszystkim na pytania: kiedy, gdzie i w jaki sposób wykonywana jest praca, jak potwierdza się obecność, jak usprawiedliwia nieobecności oraz jakie zasady porządkowe i bezpieczeństwa obowiązują w zakładzie.

Regulamin wynagradzania określa warunki wynagradzania za pracę oraz może regulować inne świadczenia związane z pracą. Powinien pozwalać ustalić, jakie składniki wynagrodzenia przysługują pracownikowi, na jakich zasadach są obliczane i kiedy powstaje prawo do premii, dodatku lub innego świadczenia.

Nie są to dokumenty tożsame z:

• umową o pracę,
• informacją o warunkach zatrudnienia,
• układem zbiorowym pracy,
• regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• regulaminem pracy zdalnej,
• procedurą zgłoszeń wewnętrznych,
• polityką ochrony danych osobowych,
• instrukcjami BHP,
• polityką przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji.

Dokumenty te mogą się uzupełniać, ale nie powinny być stosowane zamiennie.

Kiedy regulamin pracy jest obowiązkowy?

Zasadą jest, że regulamin pracy musi wprowadzić pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, jeżeli organizacja i porządek pracy oraz związane z nimi prawa i obowiązki nie zostały uregulowane w obowiązującym układzie zbiorowym pracy.

Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy, jeżeli wystąpi z takim wnioskiem zakładowa organizacja związkowa.

Przy zatrudnieniu poniżej 50 pracowników regulamin pracy może zostać wprowadzony dobrowolnie. Dotyczy to również pracodawcy zatrudniającego od 20 do 49 osób, jeżeli organizacja związkowa nie zażądała jego ustanowienia.

Znaczenie układu zbiorowego pracy

Samo obowiązywanie układu zbiorowego nie zawsze zwalnia z wprowadzenia regulaminu pracy. Znaczenie ma jego treść.

Jeżeli układ rzeczywiście reguluje organizację i porządek pracy oraz związane z nimi prawa i obowiązki stron, odrębny regulamin może nie być wymagany. Jeżeli układ pomija te zagadnienia albo reguluje je tylko częściowo, należy dokładnie ocenić, czy nadal istnieje obowiązek ustanowienia regulaminu.

Kiedy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy?

Regulamin wynagradzania powinien ustanowić pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, którzy nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy określającym warunki wynagradzania.

Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników ustala regulamin wynagradzania, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 osób może wprowadzić regulamin wynagradzania dobrowolnie. W mniejszej organizacji jego ustanowienie jest często uzasadnione, gdy firma:

• ma rozbudowaną strukturę stanowisk,
• stosuje premie, prowizje lub dodatki,
• zatrudnia pracowników w kilku lokalizacjach,
• chce ujednolicić zasady wynagradzania,
• szybko zwiększa zatrudnienie,
• potrzebuje przejrzystych kryteriów przyznawania świadczeń.

Kiedy układ zbiorowy zastępuje regulamin wynagradzania?

Układ zbiorowy zwalnia z obowiązku ustanawiania regulaminu wynagradzania wtedy, gdy określa warunki wynagradzania w sposób pozwalający ustalić indywidualne warunki umów o pracę.

Jeżeli układ nie obejmuje wszystkich grup pracowników albo nie reguluje wynagrodzeń wystarczająco szczegółowo, konieczna jest odrębna analiza sytuacji pracowników nieobjętych jego postanowieniami.

Tabela decyzyjna: czy pracodawca musi mieć regulaminy?

Sytuacja pracodawcy	Regulamin pracy	Regulamin wynagradzania
Mniej niż 20 pracowników	Dobrowolny	Dobrowolny
Od 20 do 49 pracowników, brak związku zawodowego	Dobrowolny	Dobrowolny
Od 20 do 49 pracowników, związek zawodowy nie złożył wniosku	Dobrowolny	Dobrowolny
Od 20 do 49 pracowników, zakładowa organizacja związkowa złożyła wniosek	Obowiązkowy, chyba że właściwe kwestie reguluje układ zbiorowy	Obowiązkowy dla pracowników nieobjętych odpowiednim układem zbiorowym
Co najmniej 50 pracowników, brak układu zbiorowego	Obowiązkowy	Obowiązkowy
Co najmniej 50 pracowników, układ reguluje tylko część zagadnień	Wymaga analizy zakresu układu; może być konieczny	Wymaga analizy grup pracowników i treści układu
Co najmniej 50 pracowników, układ kompletnie reguluje właściwe kwestie	Co do zasady nie jest wymagany	Co do zasady nie jest wymagany w zakresie pracowników objętych układem
Firma korzysta głównie ze zleceniobiorców i współpracowników B2B	Osoby te nie są pracownikami przy ustalaniu progu	Osoby te nie są pracownikami przy ustalaniu progu

Jak liczyć pracowników do limitu 20 lub 50 osób?

Progi odnoszą się do liczby pracowników, a nie do liczby etatów. Pracownik zatrudniony na część etatu jest więc liczony jako jedna osoba, tak samo jak pracownik pełnoetatowy.

Co do zasady należy uwzględniać osoby pozostające z danym pracodawcą w stosunku pracy, w tym zatrudnione na podstawie:

• umowy o pracę,
• powołania,
• wyboru,
• mianowania,
• spółdzielczej umowy o pracę.

Do liczby pracowników wlicza się również osoby zatrudnione na czas określony, na okres próbny i w niepełnym wymiarze czasu pracy. Sam fakt korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, rodzicielskiego, wychowawczego lub innej usprawiedliwionej nieobecności co do zasady nie powoduje ustania stosunku pracy.

Nie należy natomiast automatycznie wliczać:

• zleceniobiorców,
• wykonawców umów o dzieło,
• jednoosobowych przedsiębiorców współpracujących w modelu B2B,
• członków zarządu wykonujących funkcję wyłącznie na podstawie powołania,
• pracowników tymczasowych do stanu zatrudnienia pracodawcy użytkownika, jeżeli ich pracodawcą pozostaje agencja pracy tymczasowej.

Liczba etatów a liczba pracowników – przykład

Firma zatrudnia:

• 30 osób na pełny etat,
• 12 osób na pół etatu,
• 8 osób na jedną czwartą etatu.

Łącznie jest to 50 pracowników, mimo że suma etatów jest niższa. Jeżeli nie działa właściwy układ zbiorowy, firma osiąga próg skutkujący obowiązkiem ustanowienia regulaminów.

Co zrobić po przekroczeniu progu?

Przepisy nie ustanawiają jednego uniwersalnego terminu liczonego od dnia zatrudnienia pięćdziesiątej osoby. Nie oznacza to jednak, że można bezterminowo odkładać przygotowanie dokumentów.

Pracodawca powinien niezwłocznie:

1. potwierdzić stan zatrudnienia,
2. sprawdzić zakres obowiązującego układu zbiorowego,
3. ustalić, czy działają organizacje związkowe,
4. przygotować projekty regulaminów,
5. przeprowadzić wymagane uzgodnienia,
6. ogłosić dokumenty w sposób przyjęty w firmie,
7. odczekać wymagany okres przed ich wejściem w życie,
8. zapoznać pracowników z treścią nowych regulacji.

Przy zatrudnieniu wahającym się w pobliżu ustawowego progu nie warto opierać decyzji wyłącznie na jednodniowym stanie kadrowym. Potrzebna jest analiza trwałości zmiany i rzeczywistej struktury zatrudnienia.

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy powinien być dopasowany do rodzaju działalności, organizacji przedsiębiorstwa, systemów czasu pracy i występujących zagrożeń. Nie powinien być jedynie kopią ogólnego wzoru.

Organizacja pracy

Regulamin powinien określać między innymi:

• sposób organizacji pracy,
• zasady przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• zasady wydawania narzędzi, materiałów, odzieży i obuwia roboczego,
• odpowiedzialność za powierzone mienie,
• sposób przekazywania stanowiska pracy,
• zasady korzystania z pomieszczeń i urządzeń firmowych.

W przedsiębiorstwach działających w kilku lokalizacjach warto wskazać, które zasady są wspólne, a które zależą od konkretnego zakładu lub oddziału.

Systemy, rozkłady i okresy rozliczeniowe czasu pracy

Dokument powinien wskazywać stosowane systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe. W zależności od organizacji mogą to być między innymi:

• system podstawowy,
• system równoważny,
• system zadaniowego czasu pracy,
• praca zmianowa,
• ruchomy rozkład czasu pracy,
• indywidualne rozkłady czasu pracy.

Należy zachować spójność regulaminu z harmonogramami, ewidencją czasu pracy, umowami oraz dodatkowymi porozumieniami.

Pora nocna

Regulamin powinien określić porę nocną jako wybrane osiem godzin przypadających pomiędzy godziną 21:00 a 7:00.

Nie wystarczy używać ogólnego pojęcia „praca w nocy”. Konkretny przedział godzin jest potrzebny między innymi do prawidłowego ustalania dodatku za pracę w porze nocnej.

Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia

Regulamin pracy powinien określać organizacyjne zasady wypłacania wynagrodzenia, w szczególności:

• dzień wypłaty,
• sposób postępowania, gdy termin wypada w dzień wolny,
• częstotliwość wypłaty,
• przyjętą formę wypłaty,
• zasady wypłaty składników rozliczanych w innych terminach.

Nie należy mylić tej części z regulaminem wynagradzania. Regulamin pracy wskazuje przede wszystkim, kiedy i jak wynagrodzenie jest wypłacane, natomiast regulamin wynagradzania określa, z jakich składników się ono składa i na jakich zasadach przysługuje.

Potwierdzanie obecności i usprawiedliwianie nieobecności

Regulamin powinien określać:

• sposób potwierdzania przybycia do pracy,
• zasady rejestrowania wyjść służbowych i prywatnych,
• sposób zgłaszania spóźnień,
• termin i formę informowania o nieobecności,
• sposób przedstawiania dokumentów usprawiedliwiających nieobecność,
• procedurę zgłaszania potrzeby opieki lub nagłego zdarzenia.

Stosowanie elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy wymaga uwzględnienia zasad ochrony danych oraz obowiązków informacyjnych wobec pracowników.

BHP, ochrona przeciwpożarowa i ryzyko zawodowe

Regulamin powinien uwzględniać:

• podstawowe obowiązki pracodawcy i pracowników w zakresie BHP,
• zasady korzystania ze środków ochrony indywidualnej,
• sposób zgłaszania wypadków i zagrożeń,
• zasady ochrony przeciwpożarowej,
• sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym,
• obowiązek przestrzegania instrukcji stanowiskowych.

Sam zapis w regulaminie nie zastępuje oceny ryzyka zawodowego, szkoleń BHP, badań lekarskich ani instrukcji wymaganych dla konkretnych stanowisk.

Prace wzbronione i zatrudnianie pracowników młodocianych

Jeżeli jest to odpowiednie dla danego pracodawcy, regulamin powinien uwzględniać:

• prace wzbronione pracownikom młodocianym,
• prace dozwolone młodocianym w celu przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac, przy których mogą być zatrudniani młodociani,
• ograniczenia dotyczące pracownic w ciąży i karmiących dziecko piersią.

Treść tych wykazów powinna odpowiadać rzeczywistym stanowiskom i zagrożeniom występującym u pracodawcy.

Odpowiedzialność porządkowa

Regulamin powinien informować pracowników o karach porządkowych przewidzianych w prawie pracy. Pracodawca nie może tworzyć własnego, dowolnego katalogu kar.

Kodeksowe kary porządkowe to:

• kara upomnienia,
• kara nagany,
• kara pieniężna w przypadkach określonych przepisami.

Regulamin nie może ustanawiać takich sankcji jak automatyczne odebranie części wynagrodzenia zasadniczego, obowiązek nieodpłatnego odpracowania kary czy „opłata dyscyplinarna”.

Co powinien zawierać regulamin wynagradzania?

Regulamin wynagradzania powinien umożliwiać ustalenie warunków płacowych poszczególnych grup pracowników. Zakres dokumentu zależy od modelu wynagrodzeń obowiązującego w firmie.

Wynagrodzenie zasadnicze

Regulamin może określać:

• kategorie zaszeregowania,
• grupy stanowisk,
• stawki lub przedziały wynagrodzenia,
• stawki godzinowe, miesięczne lub akordowe,
• kryteria przypisywania stanowiska do określonej kategorii,
• zasady zmiany kategorii lub stawki.

Widełki płacowe powinny być skonstruowane w sposób pozwalający na stosowanie obiektywnych i niedyskryminujących kryteriów.

Premie i nagrody

Należy wyraźnie odróżnić premię regulaminową od nagrody uznaniowej.

Premia regulaminowa opiera się na skonkretyzowanych i możliwych do zweryfikowania warunkach. Po ich spełnieniu pracownik może nabyć roszczenie o wypłatę.

Nagroda ma charakter uznaniowy. Samo nazwanie świadczenia „premią uznaniową” nie przesądza jednak o jego charakterze. Jeżeli regulamin określa konkretne i mierzalne warunki wypłaty, świadczenie może zostać uznane za roszczeniowe.

W regulaminie warto wskazać:

• okres premiowy,
• wskaźniki i cele,
• sposób obliczania premii,
• wpływ nieobecności,
• termin oceny wyników,
• zasady zatwierdzania wypłaty,
• sposób postępowania przy rozpoczęciu lub zakończeniu zatrudnienia w trakcie okresu premiowego.

Dodatki do wynagrodzenia

Regulamin może przewidywać między innymi:

• dodatek funkcyjny,
• dodatek stażowy,
• dodatek zmianowy,
• dodatek za pracę w szczególnych warunkach,
• dodatek językowy,
• dodatek za dyżur lub gotowość,
• dodatek za pełnienie dodatkowych obowiązków.

Trzeba odróżnić dodatki ustanowione przez pracodawcę od świadczeń wynikających bezpośrednio z przepisów, takich jak dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej.

Prowizje i wynagrodzenie zmienne

Przy systemach prowizyjnych regulamin powinien jednoznacznie określać:

• od jakiej podstawy naliczana jest prowizja,
• kiedy sprzedaż lub wynik uznaje się za zrealizowany,
• jak traktowane są zwroty, korekty i anulowane transakcje,
• kto otrzymuje prowizję przy współpracy kilku pracowników,
• kiedy powstaje prawo do wypłaty,
• jak rozlicza się zakończenie zatrudnienia.

Nieprecyzyjne zasady prowizyjne są częstym źródłem sporów o wynagrodzenie.

Inne świadczenia związane z pracą

Regulamin wynagradzania może określać również warunki przyznawania innych świadczeń, na przykład:

• nagród jubileuszowych,
• odpraw korzystniejszych od ustawowych,
• dopłat do posiłków,
• ryczałtów i ekwiwalentów,
• dodatkowych świadczeń za określone zadania,
• benefitów związanych z zajmowanym stanowiskiem.

Nie należy przenosić do regulaminu wynagradzania zasad gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenia z funduszu wymagają odrębnego regulaminu i uwzględnienia kryterium socjalnego.

Regulamin pracy a regulamin wynagradzania – najważniejsze różnice

Kryterium	Regulamin pracy	Regulamin wynagradzania
Główny cel	Organizacja i porządek pracy	Warunki wynagradzania i inne świadczenia
Typowe zagadnienia	Czas pracy, obecność, nieobecności, BHP, pora nocna, kary porządkowe	Pensja zasadnicza, premie, prowizje, dodatki, świadczenia
Termin wypłaty	Powinien być określony organizacyjnie	Może regulować terminy poszczególnych składników, ale nie powinien być sprzeczny z regulaminem pracy
Odpowiedzialność porządkowa	Tak	Co do zasady nie
Tabele płacowe	Nie	Tak
Uzgodnienie ze związkiem zawodowym	Obowiązują szczególne zasady uzgadniania i możliwość ustanowienia po bezskutecznym upływie uzgodnionego terminu	Wymaga uzgodnienia na zasadach właściwych dla regulaminu wynagradzania i organizacji związkowych
Wejście w życie	Po dwóch tygodniach od podania do wiadomości	Po dwóch tygodniach od podania do wiadomości

Czy oba regulaminy można połączyć w jeden dokument?

Przepisy nie wymagają, aby regulamin pracy i regulamin wynagradzania miały zawsze postać dwóch technicznie odrębnych plików. Połączenie ich w jeden dokument jest jednak najczęściej niepraktyczne.

Oba regulaminy:

• mają inny przedmiot,
• mogą podlegać odmiennym zasadom uzgadniania,
• są aktualizowane z różnych powodów,
• wywołują inne skutki dla indywidualnych warunków zatrudnienia,
• mogą dotyczyć różnych grup pracowników.

Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zachowanie dwóch odrębnych regulaminów oraz kontrolowanie ich wzajemnej spójności.

Jak wprowadzić regulamin pracy?

Ustalenie treści ze związkiem zawodowym

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy powinien zostać z nią uzgodniony.

Pracodawca i organizacja związkowa mogą ustalić termin, w którym powinno dojść do uzgodnienia treści. Jeżeli w tym terminie nie zostanie osiągnięte porozumienie, pracodawca może ustalić regulamin samodzielnie.

Jeżeli działa kilka organizacji związkowych, należy uwzględnić zasady ich wspólnej reprezentacji i przedstawiania wspólnego stanowiska. Nie można zakładać, że brak odpowiedzi jednej organizacji automatycznie pozwala pominąć cały tryb związkowy.

Samodzielne ustanowienie regulaminu

Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin pracy ustala pracodawca.

Przepisy dotyczące regulaminu pracy nie ustanawiają ogólnego obowiązku zastępowania związku zawodowego przedstawicielami pracowników. Konsultacje z przedstawicielami mogą być jednak potrzebne na podstawie innych regulacji, na przykład dotyczących pracy zdalnej, monitoringu lub określonych zmian organizacyjnych.

Jak wprowadzić regulamin wynagradzania?

Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin wynagradzania ustala pracodawca.

Jeżeli działa organizacja związkowa, treść regulaminu wymaga uzgodnienia. Procedura ta jest bardziej wymagająca niż zwykłe przedstawienie projektu do konsultacji.

Przy kilku organizacjach związkowych znaczenie ma to, czy przedstawią one wspólnie uzgodnione stanowisko w ustawowym trybie i terminie. W razie jego braku pracodawca może uzyskać możliwość podjęcia decyzji po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk. Każdy taki przypadek warto oceniać na podstawie aktualnej struktury reprezentacji związkowej.

Ogłoszenie i wejście regulaminów w życie

Regulamin pracy i regulamin wynagradzania wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Sposobem ogłoszenia może być między innymi:

• wywieszenie na tablicy ogłoszeń,
• publikacja w intranecie,
• udostępnienie w systemie kadrowym,
• przesłanie na służbowe adresy e-mail,
• udostępnienie papierowych egzemplarzy w określonym miejscu.

Najważniejsze jest zapewnienie pracownikom rzeczywistej możliwości zapoznania się z dokumentem. Samo podpisanie regulaminu przez pracodawcę nie powoduje jego wejścia w życie.

Jak liczyć dwutygodniowy termin?

Termin rozpoczyna się w związku z prawidłowym podaniem regulaminu do wiadomości pracowników. W praktyce należy zachować dowody:

• daty publikacji,
• miejsca lub kanału udostępnienia,
• treści ogłoszonej wersji,
• wiadomości przekazanej pracownikom,
• dostępności dokumentu przez wymagany okres.

W regulaminie lub zarządzeniu wprowadzającym warto podać konkretną datę wejścia w życie, obliczoną z zachowaniem pełnego okresu dwóch tygodni.

Zapoznanie pracownika przed dopuszczeniem do pracy

Pracodawca powinien zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed dopuszczeniem go do pracy. W praktyce odbiera się od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z dokumentem.

Podpis pracownika nie jest zgodą na regulamin. Potwierdza przede wszystkim, że pracownik otrzymał możliwość poznania jego treści.

Jak zmieniać regulamin pracy i wynagradzania?

Zmiana regulaminu wymaga co do zasady zastosowania procedury właściwej dla jego ustanowienia. Oznacza to konieczność:

• przygotowania projektu zmian,
• przeprowadzenia wymaganych uzgodnień związkowych,
• ogłoszenia zmian pracownikom,
• zachowania okresu poprzedzającego wejście zmian w życie.

Nie wystarczy przesłać pracownikom krótkiego komunikatu, jeżeli w rzeczywistości zmieniane są postanowienia regulaminu.

Zmiana regulaminu a umowa o pracę

Postanowienia korzystniejsze dla pracownika mogą zastępować mniej korzystne warunki zatrudnienia z mocy zasad prawa pracy.

Wprowadzenie zmian mniej korzystnych nie zawsze może nastąpić wyłącznie przez zmianę regulaminu. Jeżeli dane świadczenie lub uprawnienie stało się elementem indywidualnych warunków zatrudnienia, może być konieczne:

• zawarcie porozumienia zmieniającego albo
• wręczenie wypowiedzenia zmieniającego.

Dotyczy to szczególnie likwidowania premii, dodatków, prowizji lub innych świadczeń wynikających z dotychczasowego regulaminu wynagradzania.

Hierarchia przepisów: czego nie można wpisać do regulaminu?

Regulaminy muszą być zgodne z przepisami powszechnie obowiązującymi i właściwym układem zbiorowym pracy. Nie mogą ustanawiać dla pracowników warunków mniej korzystnych niż wynikające z prawa pracy.

Postanowienie regulaminu może być bezskuteczne, jeżeli narusza między innymi:

• przepisy o minimalnym wynagrodzeniu,
• normy i odpoczynki czasu pracy,
• zasady wypłaty wynagrodzenia,
• ochronę rodzicielstwa,
• zasadę równego traktowania,
• zakaz dyskryminacji,
• prawo do prywatności,
• zasady stosowania kar porządkowych,
• ochronę wynagrodzenia przed potrąceniami.

Regulamin nie może także pozwalać pracodawcy na dowolną, wsteczną zmianę zasad wynagradzania za pracę już wykonaną.

Praca zdalna, monitoring i nowe technologie

Regulamin pracy może odnosić się do korzystania ze sprzętu, systemów informatycznych, poczty elektronicznej i zasad bezpieczeństwa informacji. Nie zastępuje jednak wszystkich dokumentów wymaganych w związku z pracą zdalną lub monitoringiem.

Praca zdalna

Zasady pracy zdalnej mogą wymagać odrębnego porozumienia albo regulaminu pracy zdalnej. Dokumenty powinny regulować między innymi:

• grupy pracowników objętych pracą zdalną,
• zasady pokrywania kosztów,
• ekwiwalent lub ryczałt,
• kontrolę wykonywania pracy,
• ochronę informacji,
• instalację i konserwację narzędzi pracy,
• zasady komunikacji.

Regulamin pracy powinien być z nimi spójny w zakresie czasu pracy, obecności, kontaktu z przełożonym i zgłaszania awarii.

Monitoring

Wprowadzenie monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej lub innych form kontroli wymaga spełnienia odrębnych warunków. Sam ogólny zapis, że „pracodawca może kontrolować pracowników wszelkimi metodami”, jest niewystarczający i może nadmiernie ingerować w prywatność.

Należy określić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu oraz przekazać pracownikom odpowiednie informacje.

Sztuczna inteligencja i automatyczna ocena pracowników

Jeżeli system informatyczny wpływa na przyznawanie premii, układanie grafików lub ocenę wyników, regulamin powinien opisywać kryteria w sposób zrozumiały dla pracowników. Ostateczne zasady wynagradzania nie powinny zależeć od niejawnego algorytmu, którego wyniku nie da się zweryfikować.

Najważniejsze liczby i terminy

50 pracowników

To podstawowy próg, od którego regulamin pracy i regulamin wynagradzania stają się co do zasady obowiązkowe, z uwzględnieniem wyjątków związanych z układem zbiorowym.

Od 20 do 49 pracowników

W tym przedziale regulaminy stają się obowiązkowe na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Bez takiego wniosku mogą zostać wprowadzone dobrowolnie.

2 tygodnie

Tyle musi upłynąć od podania regulaminu do wiadomości pracowników do jego wejścia w życie. Zasada dotyczy zarówno regulaminu pracy, jak i regulaminu wynagradzania.

8 godzin pory nocnej

Pora nocna obejmuje osiem godzin wybranych przez pracodawcę w przedziale między 21:00 a 7:00. Konkretny przedział powinien zostać wskazany w regulaminie pracy.

Co najmniej jedna wypłata w miesiącu

Wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Pierwsze 10 dni następnego miesiąca

Jeżeli wynagrodzenie jest płatne raz w miesiącu z dołu, powinno być wypłacone nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca. Jeżeli ustalony dzień wypłaty jest wolny od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić wcześniej.

2 tygodnie i 3 miesiące przy karach porządkowych

Kara porządkowa nie może zostać zastosowana po upływie dwóch tygodni od uzyskania wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego ani po upływie trzech miesięcy od samego naruszenia.

Jednodniowe wynagrodzenie i limit jednej dziesiątej

Pojedyncza kara pieniężna nie może przekraczać jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łączna wysokość kar pieniężnych nie może przekraczać jednej dziesiątej wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po dokonaniu ustawowych potrąceń.

Najczęstsze błędy pracodawców

Kopiowanie regulaminu z innej firmy

Gotowy wzór może zawierać systemy czasu pracy, stanowiska, świadczenia lub procedury, które nie występują w danej organizacji. Może również pomijać rozwiązania faktycznie stosowane przez pracodawcę.

Liczenie etatów zamiast pracowników

Próg 50 osób nie oznacza 50 pełnych etatów. Pracownik zatrudniony na część etatu jest liczony jako pracownik.

Brak analizy układu zbiorowego

Nie wystarczy stwierdzić, że „w firmie jest układ”. Trzeba sprawdzić, jakie grupy obejmuje i czy reguluje właściwe zagadnienia.

Natychmiastowe stosowanie regulaminu

Regulamin nie zaczyna obowiązywać w dniu podpisania. Konieczne jest podanie go do wiadomości załogi i zachowanie dwutygodniowego okresu.

Niejasne kryteria premiowe

Zapisy takie jak „premia może być wypłacona za dobre wyniki” nie określają podstawy, sposobu obliczania ani momentu nabycia prawa. Prowadzi to do sporów o uznaniowy lub roszczeniowy charakter świadczenia.

Wprowadzanie niekodeksowych kar

Pracodawca nie może nakładać dowolnych kar finansowych za spóźnienie, błąd, niewykonanie planu sprzedaży lub uszkodzenie sprzętu. Odpowiedzialność porządkowa i materialna podlegają odrębnym zasadom.

Sprzeczności między dokumentami

Częstym problemem są różne terminy wypłaty, odmienne definicje pory nocnej albo niespójne zasady premiowania zapisane w umowie, regulaminie i komunikatach zarządu.

Brak aktualizacji

Regulamin powinien być aktualizowany po zmianach prawa i organizacji pracy, szczególnie w zakresie:

• czasu pracy,
• pracy zdalnej,
• rodzicielstwa,
• ochrony danych,
• systemów premiowych,
• struktury stanowisk,
• sposobu potwierdzania obecności,
• elektronicznej komunikacji z pracownikami.

Mity dotyczące regulaminów

Mit: każda firma musi mieć oba regulaminy

Nie. Obowiązek zależy przede wszystkim od liczby pracowników, treści układu zbiorowego oraz wniosku organizacji związkowej przy zatrudnieniu od 20 do 49 osób.

Mit: 50 pracowników oznacza 50 etatów

Nie. Liczy się osoby pozostające w stosunku pracy, a nie suma wymiarów etatu.

Mit: regulamin musi podpisać każdy pracownik

Pracownik powinien zostać zapoznany z regulaminem. Jego indywidualna zgoda nie jest jednak warunkiem wejścia dokumentu w życie.

Mit: pracodawca może zmienić regulamin wynagradzania z dnia na dzień

Nie. Trzeba zastosować właściwą procedurę, ogłosić zmiany i zachować termin ich wejścia w życie. Zmiana indywidualnych warunków płacy może dodatkowo wymagać porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego.

Mit: nazwanie świadczenia nagrodą usuwa roszczenie pracownika

Nie zawsze. O charakterze świadczenia decyduje jego rzeczywista konstrukcja. Konkretne, mierzalne i sprawdzalne przesłanki mogą nadawać mu charakter premii regulaminowej.

Mit: regulamin może zakazać pracownikom rozmów o wynagrodzeniu

Ogólny i bezwarunkowy zakaz ujawniania własnego wynagrodzenia może ograniczać możliwość dochodzenia praw związanych z równym traktowaniem i dyskryminacją płacową. Klauzule poufności powinny być formułowane ostrożnie i nie mogą pozbawiać pracowników ustawowych uprawnień.

Praktyczna lista kontrolna dla pracodawcy

Przed wprowadzeniem lub aktualizacją regulaminów warto sprawdzić:

• ilu pracowników zatrudnia pracodawca,
• czy liczono osoby, a nie etaty,
• czy obowiązuje układ zbiorowy pracy,
• jakie grupy obejmuje układ,
• czy działa jedna lub kilka organizacji związkowych,
• czy przeprowadzono właściwe uzgodnienia,
• czy regulamin odpowiada faktycznej organizacji pracy,
• czy systemy premiowe mają mierzalne kryteria,
• czy postanowienia są zgodne z umowami o pracę,
• czy oba regulaminy są ze sobą spójne,
• czy określono sposób ogłoszenia dokumentów,
• czy zachowano dwutygodniowy termin,
• czy pracownicy mogą stale uzyskać dostęp do aktualnej wersji,
• czy nowo zatrudnione osoby są zapoznawane z regulaminem przed rozpoczęciem pracy,
• czy zachowano archiwalne wersje i dowody ich obowiązywania.

FAQ – regulamin pracy i wynagradzania

Czy pracodawca zatrudniający dokładnie 50 osób musi mieć regulaminy?

Co do zasady tak. Próg obowiązku rozpoczyna się od 50 pracowników. Trzeba jednak uwzględnić treść obowiązującego układu zbiorowego oraz zakres objęcia nim pracowników.

Czy pracownik na pół etatu liczy się do limitu?

Tak. Przy ustalaniu progu liczy się jako jeden pracownik, a nie połowa pracownika.

Czy zleceniobiorcy wliczają się do limitu?

Nie, jeżeli rzeczywiście wykonują pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej i nie pozostają z firmą w stosunku pracy. Nazwa umowy nie przesądza jednak o jej charakterze.

Czy pracownicy na urlopie rodzicielskim lub wychowawczym są liczeni?

Co do zasady tak, ponieważ w czasie urlopu nadal pozostają pracownikami.

Czy regulamin może obowiązywać tylko część pracowników?

Zakres regulaminu może uwzględniać różne grupy i warunki zatrudnienia. Nie może jednak prowadzić do nieuzasadnionego nierównego traktowania. Przy częściowym objęciu pracowników układem zbiorowym konieczna jest szczegółowa analiza zakresu regulaminu wynagradzania.

Czy kierownicy i członkowie zarządu są objęci regulaminem wynagradzania?

Zależy to od podstawy zatrudnienia i treści regulaminu. Członek zarządu zatrudniony na umowę o pracę jest pracownikiem, ale regulamin wynagradzania może zgodnie z przepisami nie określać warunków wynagradzania osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Czy regulamin może działać wstecz?

Nie powinien pogarszać sytuacji pracownika ani zmieniać zasad wynagrodzenia za pracę już wykonaną. Korzystne postanowienia mogą oddziaływać na sytuację pracowników, ale każda próba nadania regulaminowi mocy wstecznej wymaga szczególnej ostrożności.

Czy wystarczy opublikować regulamin w intranecie?

Tak, jeżeli jest to przyjęty i realnie dostępny dla pracowników sposób komunikacji. Pracodawca powinien móc wykazać datę publikacji, treść wersji oraz dostępność dokumentu.

Co z pracownikami, którzy nie mają dostępu do komputera?

Pracodawca powinien zastosować dodatkowy sposób ogłoszenia, na przykład tablicę informacyjną, papierowe egzemplarze lub udostępnienie dokumentu w dziale kadr.

Czy każda zmiana regulaminu wymaga dwóch tygodni?

Zmiany normatywnej treści regulaminu powinny zostać ogłoszone i wejść w życie po zachowaniu właściwego okresu. Czysto techniczna korekta, która nie zmienia praw ani obowiązków, może wymagać innej oceny, ale nie należy pod pozorem sprostowania wprowadzać zmian merytorycznych.

Co dzieje się po spadku zatrudnienia poniżej 50 osób?

Spadek zatrudnienia nie powoduje automatycznego zniknięcia obowiązującego regulaminu. Dokument pozostaje w mocy, dopóki nie zostanie skutecznie uchylony lub zastąpiony z zastosowaniem właściwej procedury. Trzeba przy tym uwzględnić prawa, które pracownicy nabyli na podstawie regulaminu wynagradzania.

Czy regulamin wynagradzania musi podawać wynagrodzenie każdego pracownika?

Nie. Może określać tabele, przedziały, kategorie i zasady ustalania wynagrodzenia. Indywidualna kwota wynagrodzenia jest zwykle określana w umowie o pracę lub innym dokumencie kształtującym warunki zatrudnienia.

Czy można obniżyć premię przez zmianę regulaminu?

Nie zawsze sama zmiana regulaminu będzie wystarczająca. Jeżeli premia stanowi element warunków zatrudnienia pracownika, pogorszenie zasad może wymagać porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego.

Czy regulamin trzeba tłumaczyć na inne języki?

Przepisy nie ustanawiają ogólnego obowiązku tłumaczenia każdego regulaminu. Pracodawca powinien jednak zapewnić, aby pracownik mógł rzeczywiście zapoznać się z zasadami, które go obowiązują. Przy zatrudnianiu cudzoziemców tłumaczenie jest często rozwiązaniem praktycznym i ogranicza ryzyko sporów.

Jakie są skutki braku obowiązkowego regulaminu?

Brak regulaminu może prowadzić do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, nakazu usunięcia nieprawidłowości, sporów z pracownikami oraz problemów z wykazaniem obowiązujących zasad organizacji pracy i wynagradzania. Konkretna odpowiedzialność zależy od rodzaju naruszenia i jego skutków, na przykład nieprawidłowości dotyczących czasu pracy, wypłaty wynagrodzenia albo kar porządkowych.

Podsumowanie

Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania powstaje co do zasady po osiągnięciu poziomu 50 pracowników. Przy zatrudnieniu od 20 do 49 osób decydujące znaczenie może mieć wniosek zakładowej organizacji związkowej. W każdym przypadku trzeba również sprawdzić, czy odpowiednich kwestii nie reguluje układ zbiorowy pracy.

Prawidłowy regulamin powinien odpowiadać rzeczywistej organizacji przedsiębiorstwa, być zgodny z umowami i pozostałą dokumentacją oraz zostać ogłoszony z zachowaniem wymaganej procedury. Szczególnej uwagi wymagają zasady premiowania, czas pracy, wypłata wynagrodzeń, praca zdalna, monitoring i tryb współpracy ze związkami zawodowymi.