Pieczątka firmowa – czy jest niezbędna i o czym trzeba wiedzieć, wyrabiając pieczątkę firmową?

Zakładając własną firmę, często pojawiają się wątpliwości odnośnie tego, jakie napotkamy wymogi i przepisy prawne normujące pieczątki firmowej. Pytanie, czy ją wyrabiać pojawia się w momencie zakładania firmowego konta bankowego – i właśnie wtedy możemy po raz pierwszy spotkać się z żądaniem opieczętowania dokumentów. Według polskiego prawa nie musisz posiadać pieczątki firmowej. Warto jednak wiedzieć o tym, że jeśli zdecydujemy się na jej zdobycie, będziemy musieli wziąć pod uwagę kilka aktów prawnych.

Pieczątki firmowe – problemy ze zrozumieniem prawa

W polskim prawie nie znajdziemy żadnego przepisu, który by wymagał od nas używania pieczątki firmowej. Jeszcze jakiś czas temu w przepisie o statystyce publicznej pisano, że pieczątka powinna posiadać numer identyfikacji REGON, jednak po nowelizacji artykuł został wycofany z obowiązującego prawa.

Pieczątka firmowe – jak wygląda to w praktyce?

Każdy przedsiębiorca z pewnością nie raz napotkał opór ze strony urzędników, którzy często nie chcą przyjąć pisma z powodu wątpliwości dotyczących jego autentyczności, tj. na przykład braku pieczątki firmowej. Pomimo tego, że pieczątkę może wyrobić każdy bez większych problemów, organy administracji publicznej bywają nieugięte w swoich oczekiwaniach.

Procedury Urzędu Skarbowego i banków często sprawiają, że pracownik może poprosić Cię o pieczątkę firmową pod dokumentem. W takiej sytuacji wystarczy złożyć podpis i notkę: „brak pieczątki firmowej”, a urzędnik nie będzie stwarzał dalszych problemów.

Jakie dokumenty zawierają rubryki przeznaczone na pieczątki firmowe?

• Deklaracje podatkowe w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych;
• Deklaracje dotyczące podatku obowiązującego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych;
• Deklaracje podatkowe dla podatku akcyzowego;
• Informacje o przychodach wypłaconych;
• Deklaracje na podatek od środków transportu;
• Wnioski kierowane do GUS-u;
• Wnioski do organów Inspekcji Sanitarnej oraz inne;

Żaden organ nie jest uprawniony do odrzucenia naszego dokumentu ze względu na brak pieczątki firmowej, jednak w praktyce niektóre z banków czy firm ubezpieczeniowych mogą odesłać nas z kwitkiem, gdyż mają własne procedury dotyczące potwierdzenia ważności dokumentów określone w regulaminach, z którymi warto zapoznać się wcześniej.

Jakie zawody powinny obowiązkowo posiadać pieczątki firmowe?

• Lekarz;
• Lekarz weterynarii;
• Pielęgniarka oraz położna;
• Diagnosta laboratoryjny;
• Instruktor i wykładowca nauki jazdy;

Jednak każdemu przedsiębiorcy pieczątka firmowa ułatwi życie i przyspieszy wysyłanie korespondencji czy podpisywanie umów.